Jednou z nejdůležitějších povinností, které má malá firma, je platit svým zaměstnancům přesně a včas.
V minulosti bylo provedení výplatní listiny pečlivým procesem, který vyžadoval, aby personál HR sledoval časové rozvrhy zaměstnanců, vypočítal přesčasy nebo převáděl minuty na hodiny.
Byl vynaložen drahocenný čas a zdroje, aby se zajistilo, že byly dodržovány zákony a pracovníci byli placeni správně.
Přestože někteří nadále používají tradiční metody pro sledování hodin a provádění mezd, jiní zaujali modernější přístup.
Systémy časové docházky umožňují pracovníkům zadávat a řídit své vlastní hodiny a odstranit zátěž zaměstnavatele.
Zjednodušením procesu docházky podniky ušetřily peníze, zvýšenou produktivitu a zlepšení dodržování pracovních zákonů.
Zde je vše, co je třeba vědět o časových hodinách zaměstnanců a o tom, jak je organizace mohou využívat ve svůj prospěch.
Co jsou časové hodiny zaměstnanců?
Hodinový systém zaměstnanců je azařízeníTo zaznamenává počáteční a koncové časy pro hodinové zaměstnance na pracovišti. V závislosti na typu softwaru pro sledování času mohou pracovníci puncovat aplikaci časových hodin nebo na konzole na pracovišti.
Punch - v dat je automaticky integrován do softwarového systému mezd, který zaměstnanci HR využívají k placení zaměstnanců za odpracované hodiny. Účelem časového hodinového softwaru je elektronicky sledovat a dokumentovat účast, aby se udržela přesnost mezd.
Existuje pět různých typů časových hodin, včetně -
1. Hodiny Punch Card
Zaměstnanci vloží papírovou kartu do stroje po příjezdu a opuštění práce. Stroj má razítko datum a čas na kartě, aby označil čas zahájení a ukončení.
Vzhledem k jejich jednoduchosti jsou tyto hodiny nejčastěji implementovány malými podniky, které nezaměstnávají vzdálené pracovníky.
2.Digitální hodiny
S digitálním časovým hodinami místo vstřikování punčové karty pracovníci přejeli kartou magnetickým proužkem přes stroj. Stroj automaticky sleduje punč - v datu a čase pro pozdější použití zaměstnanci mzdy.
Elektronický touchpad je další typ digitálních hodin, který nevyžaduje, aby zaměstnanci drželi kartu. Místo toho pracovníci vložili osobní kód do stroje, který automaticky uloží úder - v datch.
3. Software časové stanice
Software časové stanice umožňuje pracovníkům dovnitř a ven přes počítač. Zaměstnanci využívají jeden konkrétní počítač pro všechny úder - ins.
Nebo podniky mohou integrovat software do osobního počítače, aby zaměstnancům umožnilo vstoupit do času na jejich jednotlivých pracovních stanicích.
Výhodou pro software časové stanice je to, že časová data mohou být integrována do softwarového systému mezd, což usnadňuje provedení výplatní listiny později.
4. Hodiny otisků prstů
Biometrické časové hodiny identifikují osobu prostřednictvím jednotlivých lidských rysů, jako je otisk prstu.
Zaměstnanci položili prst na skener, který identifikuje osobu tím, že pořadí prstu na předběžný obrázek v databázi. Pokud dojde k přesnému shodě, stroj na časové hodiny způsobuje, že vám poděkuje zvuk.
Biometrické časové hodiny otisků prstů zabraňují děrování nebo podvodům s kamarádem, protože otisky prstů nelze duplikovat.
Další výhodou je, že zaměstnanci se již nemusí obávat, že si pamatují kód nebo náhodně zapomenou na svou punčovou kartu doma. Je těžké zapomenout na část těla!
5. Ruční úder hodiny
Hodiny ruční punče jsou další formou biometrického ověřovacího systému. Místo otisku prstu používají tyto typy hodin dlaň ruky k ověření identity pracovníka.
Skener odpovídá části dlaně k pre -- uloženým obrázkem databáze pro ověření pracovníka. Stejně jako hodiny otisků prstů jsou tyto typy zařízení také užitečné při prevenci děrování a podvodů s kamarády.
Proč jsou časové hodiny důležité?
Pracovníci, kteří využívají ačasoměřicové zařízenímít přesnou reprezentaci, kdy jejich den začíná a skončí.
Zaměstnavatelé budou přesně vědět, kdy je člen týmu splatný na oběd nebo přestávku a kdy se má vrátit. Tím je zajištěno, že členové týmu nejsou požádáni, aby fungovali více, než by měli.
Efektivní softwarový systém Time také zajišťuje, že každý pracuje, když má být. Manažeři mohou v datech využívat Punch - jako důkaz, aby čelili těm, kteří jsou neustále pozdě nebo příliš dlouhé obědy. To pomůže maximalizovat úroveň produktivity a efektivity v průběhu času.
Hodiny - V datech je automaticky integrován do softwarového systému, díky kterému je pro HR úředníky mnohem jednodušší provádět výplatní listinu. Integrace mzdy usnadňuje dodržování pracovních zákonů, protože existují údaje, které prokazují, že zaměstnanci pracují správný počet hodin a odpovídajícím způsobem platí.
Jak jsou časové hodiny prospěšné?
Časové hodiny nabízejí podnikům několik výhod, včetně -
1. Šetří čas a peníze
Automaticky shromažďuje data a provádí výpočty -, protože Punch - v datech se automaticky shromažďuje a vypočítává, personál HR tráví méně času ověřením hodin a tříděním prostřednictvím časových časových listů.
Poskytuje méně prostoru pro lidskou chybu - Ruční převod minut na hodiny a odhad přesčasů je pečlivý proces, který lze snadno přepočítat.
Nepřesné výpočty stojí podniky až 7% z celkových nákladů na mzdy. To také má za následek více práce na změně chyby v pozdější výplatě.
Software Time Clock eliminuje příležitosti pro lidskou chybu a ušetří peníze automaticky provedením všech potřebných výpočtů.
Minimalizuje podvod
Zaměstnanci již nemohou žádat přítele, aby jim při využívání zařízení časového hodinového zařízení hodil. Nějaký software časoměku se integruje s GPS, aby se zajistilo, že pracovníci jsou tam, kde musí být při děrování.
To také ušetří peníze tím, že zajistí, že podniky platí přesně to, co dluží správné osobě.
Usnadňuje sledování pracovních nákladů
Podniky mohou vidět, kteří zaměstnanci pracují s největším počtem hodin a jaké oblasti práce jsou nejdražší.
Software Time Clock také ukazuje, kdo využívá nejvíce přesčasů k dokončení práce a jak se tyto náklady hromadí a porovnávají s průmyslovými standardy.
Podniky mohou učinit informovanější rozhodnutí o tom, zda najmout více pracovníků nebo konfrontovat zaměstnance, který je méně produktivní, než by měl být.
2. Zvyšuje produktivitu a zapojení zaměstnanců
Časové hodiny také zvyšují úroveň produktivity a efektivity a zároveň maximalizují morálku zaměstnanců. Existuje několik důvodů, například -
Zaměstnavatelé mají okamžitý přístup k údajům o mzdách - časoměřicové zařízení poskytují podnikům okamžitý přístup k datům a zprávám, které prokazují opakovanou tardivost nebo nadměrné nepřítomnosti.
Tím, že zůstanete informováni, je snazší řešit problémy docházky a zvýšit produktivitu.
Manažeři mohou zabránit nepřítomnosti
Absenteeismus způsobuje konstantní přerušení v toku dne - na - denní operace. Časové hodiny usnadňují zaměstnavatelům sledování pracovníků, kteří mají tendenci pravidelně volat. Zaměstnavatelé mohou s těmito jednotlivci spolupracovat, aby zabránili a minimalizovali budoucí nepřítomnosti.
Časové hodiny pomáhají zlepšit firemní kulturu
Pokud existuje tok zaměstnanců, kteří vyvolávají práci, existuje předpoklad, že vedení je laxní. Zaměstnanci berou svou práci méně vážně a nebojí se volání nemocných.
Časové hodiny usnadňují řešení otázek docházky a snižují absence a pomáhají zlepšit morálku. Tím se sníží problémy s účastí a zároveň zlepší úroveň produktivity.
Jaká jsou pravidla časových hodin zaměstnanců?
TenZákon o spravedlivých pracovních standardech(FLSA) Povoluje soubor pravidel pro pracovní dobu zaměstnanců, přesčasy a placení. Zde jsou důležitá předpisy a pravidla, která se mají sledovat -
1. Čas sledování
FLSA umožňuje zaměstnavatelům sledovat čas jakýmkoli způsobem, jak si přejí, pokud jsou záznamy přesné. Možnosti zahrnují -
Biometrické instalaci -Jakákoli metoda, která využívá biometrický skener ke sledování úderu - v datech každého pracovníka
Clockingová blízkost -Systém, který využívá různé metody, jako jsou punčové karty nebo ID odznaky k řízení času zaměstnanců
PC Clocking -Zaměstnanci mohou používat software k nahrávání času na osobním počítači
SMS Časová známka -To poskytuje způsob, jak se hodil prostřednictvím textových zpráv
2. Zaokrouhlení
FLSA umožňuje zaměstnavatelům zaokrouhlit počet zaměstnanců, než aby zaznamenali přesný počet zpracovaných minut.
Podniky mohou měřit čas v 10 minutách přírůstků a poté zaokrouhlit nahoru nebo dolů v závislosti na tom, jak blízko je počet ke sledovanému přírůstku.
Například, pokud by osoba pracovala 7 hodin a 58 minut, 58 by zaokrouhlilo až do 60 let. To znamená, že zaměstnanec pracoval celkem 8 hodin.
3. 7minutová regulace
Většina podniků sleduje čas v 10 až 15 minutových intervalech. Pro přírůstky po 15 minutách je 7 minut omezením zaokrouhlení dolů. Po dobu 8 nebo více minut by zaměstnavatel zaokrouhl nahoru.
Například, pokud pracuje 4 hodiny a 6 minut, může zaměstnavatel zaokrouhlit na 4 hodiny. Pokud pracuje 4 hodiny a 12 minut, může zaměstnavatel zaokrouhlit až 4 hodiny a 15 minut.
Proč jsou pravidla časových hodin zaměstnanců důležitá?
Implementace efektivních pravidel časového řízení je nezbytná prododržováníse státními a federálními zákony a předpisy. Využití časových hodin minimalizuje šanci porušit jedno z těchto pravidel.
Osvědčení zaměstnanců non - jsou ti, kteří pracují na hodinovém plánu. Podniky jsou povinny sledovat své hodiny a přestávky a kompenzovat je za jakékoli odpracované hodiny přesčas.
Vzhledem k tomu, že zaměstnanci vylučování pracují na různých hodinách, využívání časoměřicového zařízení pomáhá přesně zvládnout jejich čas přesně.
Zkontrolujte, zda stát přijal prediktivní plánovací zákony, které vyžadují, aby podniky vynaložily jakékoli změny v plánech na - osvobozené zaměstnance.
Je také nezbytné zajistit, aby byl zaveden dobrý systém časoměru, protože změny rozvrhu mohou být náročnější na ruční sledování času.
Hodinové non - Zaměstnanci jsou oprávněni platit v některých státech, pokud jsou na - volání. Být na - volání znamená, že zaměstnanec je k dispozici pro práci a čeká, až ho zaměstnavatel kontaktuje, aby přišel.
V některých státech jsou tyto na - volají pracovníci kompenzováni, i když nejsou povoláni do práce. Pro zaměstnance HR může být obtížné sledovat čas na - volat zaměstnance, kteří ve skutečnosti nejsou na pracovišti.
Implementace systému časových hodin pomáhá dodržovat jakékoli státní předpisy, protože na - volají pracovníci mohou jednoduše spravovat svůj čas prostřednictvím svého mobilního telefonu nebo osobního počítače.
Pravidla FLSA diktují, že pracovníci vylučování mají nárok na přesčasy, která je ekvivalentní nebo více než 1 a jejich normální platy, pokud pracujete více než 40 hodin týdně.
Podniky jsou zodpovědné za zajištění toho, aby zaměstnanci nevyčleněli, kteří pracují přesčas, jsou placeni přesně. Využití časových hodin pro správu hodin přesčasů odstraní tlak personálu HR a zabrání porušení jakýchkoli pracovních zákonů.
Jak spravovat čas a účast zaměstnanců
Zde jsou nejlepší postupy pro správu času a účasti na pracovišti -
1. Problémy s nepřítomností výzkumu
Zjistěte, které problémy absence existují, proč existují, a nejlepší řešení k vyřešení jakýchkoli opakovaných problémů.
Proveďte holistický přístup, který zkoumá historický úder - v datech, specifických problémových oblastech a oddělení, která mají nejvyšší úroveň absence.
2. strategie ke snížení nepřítomnosti
Jakmile je kořenová příčina absence prozkoumána a analyzována, přijmete strategie pro boj proti problému. Zde jsou nejlepší postupy -
Podniknout disciplinární kroky- pokyn HR oddělení sleduje nepřítomnost a v případě potřeby přijme disciplinární opatření.
Vyžadovat ověření nemoci- Po 2 dnech požadujte, aby pracovníci ukázali doktorovu poznámku, aby ověřili nemoc. Tím se zabrání zaměstnancům, aby volali nemocní, pokud k tomu není lékařsky schválený důvod.
Využijte placený časMimo banky- Placené volné časové období dává pracovníkům přidělené množství dní na nemoci, dovolenou nebo jiné účely. Využití placené banky volna umožňuje zaměstnancům využívat jejich uvážení k tomu, aby získali čas - vypnuté požadavky.
Zaměstnanci kompatibilní s odměnami- Implementujte nemocný - Povolte pobídkovou politiku, kde jsou dány peněžní bonusy těm, kteří mají minimální nepřítomnost. Tím se zvýší úroveň produktivity a vytvoří firemní kulturu, která povzbuzuje pracovníky, aby dodržovali pravidla.
Začlenit wellness program- Protože existuje souvislost mezi nemocí a nepřítomností, může být implementace wellness programu prospěšnou myšlenkou. Pokud je to finančně možné, nabídněte členství v tělocvičně nebo poskytněte seznam zdrojů pracovníkům, kteří podporují zdravý život.
Proč záleží na sledování zaměstnanců
Efektivní časové hodiny a software pro docházku zaměstnanců může zefektivnit práci, ušetřit peníze a propagovat úspěch společnosti. Zde jsoudůležité důvodyProč záleží na účasti Tracker -
Dokazuje schopnost řešit otázky účasti
Je důležité zajistit, aby se zneužívaly žádné politiky týkající se doby zlomu nebo nemocných dnů.
Mít efektivní systém časového řízení pomůže řízení řešit jakékoli přetrvávající obavy s příslušnými lidmi.
Umožňuje zaměstnavatelům pojmout vzdálené pracovníky
Využití zařízení pro sledování času zaměstnanců spravuje čas vzdáleného pracovníka a vynucuje odpovědnost, aniž by byl příliš restriktivní.
Podniky, které chtějí ušetřit peníze zaměstnáváním vzdálených pracovníků, si mohou být jisti, že produktivita nebude ovlivněna.
Zajišťuje přesnost mezd
Systém správy docházky je obzvláště užitečný pro udržení přesnosti mezd. Zabraňuje náhodnému přeplacení nebo nedostatečnému placení non - osvobození hodinových zaměstnanců, protože hodiny se počítají přesně tak, jak jsou zadávány.
Podporuje sběr reálných dat -
Využití spolehlivé metody pro shromažďování reálného - Informace o časové účasti ukazuje, kdo je produktivní a kdo není.
Přesný pohled na úroveň produktivity usnadňuje pronájem a naplánování podle potřeb každého oddělení.
V průběhu času to může ušetřit peníze, protože podniky budou najmout a plánovat spíše na základě spolehlivých údajů o produktivitě než pouze na instinktu.
Zjednodušeně řečeno
Časová zařízení umožňují pracovníkovi sledovat svůj vlastní čas místo toho, aby se spoléhal na jednoho nebo dva úředníky mezd, aby celý úkol spravoval.
Poskytuje důkaz v případě žaloby
Časová zařízení shromažďují přesné hodiny - v datech, která se ukážou užitečná v případě žaloby nebo auditu z IRS.
Tyto informace lze použít jako důkaz v případě, že se bývalý zaměstnanec pokouší žalovat za ztracené mzdy, nebo pokud stát tvrdí, že neexistuje dodržování předpisů FLSA.
Závěr
Zde jsou klíčové cesty k zapamatování systémů správy času.
Vyberte správný systém správy času- Rozhodněte se, které zařízení je optimální pro potřeby společnosti. Možnosti zahrnují hodiny punčové karty, digitální hodiny, software časové stanice, hodiny otisků prstů nebo ruční úderné hodiny.
Pamatujte na důvody pro použití časových hodin- Časové hodiny poskytují přesné reprezentaci odpracovaných hodin a přitom přesně spravují informace o mezd pro personál HR.
Zkoumejte výhody- Systémy řízení času šetří čas, peníze, zvyšují produktivitu a posilují morálku na pracovišti.
Znát a dodržovat pravidla FLSA- Výzkum FLSA vládne spolu se státními předpisy, aby se zajistilo, že jsou dodržovány všechny zákony.
Strategizovat, aby se zabránilo nepřítomnosti- implementovat zásady, které podporují účast. Například přijmete disciplinární opatření pro opakované pachatele, začlenit wellness program nebo vyžadovat ověření nemoci.
Vědět, proč na záleží na využití systému časoměku- Mezi další výhody, systém správy času zvyšuje přesnost mezd, zvyšuje produktivitu, poskytuje zpět - nahoru CLOCK - v datech a zefektivnit práci HR.
